Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Videokonferenzen

1. Wir nutzen als Schule bereits eine andere Webkonferenzlösung. Müssen wir jetzt umsteigen?

Schulen können in der Verantwortung der Schulleitung eigene Lösungen betreiben. So bieten z. B. einige Schulen bereits seit längerem Open-Source-Lösungen (z. B. Jitsi) auf eigenen Servern an. Diese können selbstverständlich DSGVO-konform weiterbetrieben werden.

Falls Sie als Schule eine kostenlose cloudbasierte Lösung (wie z. B. Zoom, Skype, Microsoft Teams, Slack, Google Meet, etc.) verwenden, lesen Sie bitte auch die Hinweise des LfDI.

Beziehen Sie bei allen Entscheidungen unbedingt Ihre schulische Datenschutzbeauftragte bzw. Ihren schulischen Datenschutzbeauftragten mit ein. Falls Fragen offen bleiben, kann diese bzw. dieser sich auch an den Landesbeauftragten für den Datenschutz (LfDI) wenden.
Berücksichtigen Sie bei Entscheidungen über den Einsatz von Software bitte, dass Schülerinnen und Schüler auch nach "Corona" mit ihrer digitalen Historie weiterleben müssen.

Aktueller Hinweis des LfDI zur Nutzung von US-Produkten (06.01.2021) 

 

 

2. Hat die Landeslösung Vorteile gegenüber anderen kostenlosen Webkonferenzsystemen (wie z. B. Zoom, Skype, Microsoft Teams, Slack, Google Meet, etc.)?

Bei der Auswahl des Webkonferenzsystems wurden vielfältige Kriterien berücksichtigt, bevor das Land in dieses System investiert hat. Insbesondere kann durch den Betrieb auf eigenen Servern auch langfristig sichergestellt werden, dass die Anforderungen des Datenschutzes erfüllt werden. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit befürwortet diese Lösung ausdrücklich. Das System bietet darüber hinaus technische und pädagogische Vorteile, wie z. B. die Entbehrlichkeit einer Software-Installation durch die Lauffähigkeit in aktuellen Internet-Browsern.

Pädagogische Vorteile von „BigBlueButton“ sind das gemeinsame Arbeiten an geteilten Präsentationen, virtuelle Gruppenarbeit in sog. „Breakout-Räumen“, Umfrage-Möglichkeiten sowie weitgehende Barrierefreiheit. BigBlueButton wird von einer Community kontinuierlich ausgebaut und verbessert.

3. Ist dieses Webkonferenzsystem von Datenschutzbeauftragten empfohlen oder genehmigt?

Datenschutzbeauftragte haben nicht die Aufgabe und auch nicht die Möglichkeit, Software zu genehmigen oder zu empfehlen. Allerdings hat der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Rheinland-Pfalz dargestellt, welche technischen und rechtlichen Aspekte bei der Auswahl eines Webkonferenzsystems zum Einsatz im Schulunterricht beachtet werden müssen:
https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/videogestuetzte-kommunikationstechnik/

Sofern keine andere rechtliche Grundlage existiert, muss jede betroffene Person selbst entscheiden, ob sie in die Datenverarbeitung einwilligt oder nicht (mehr zur Einwilligung erfahren Sie in Frage 2).

Als objektive Basis für diese Entscheidung schreibt die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Artikel 13 genau vor, welche Informationen den betroffenen Personen vorab zur Verfügung gestellt werden müssen. Diese Informationen haben alle betroffenen Personen von ihrer Schulleitung in dem Dokument „Bedingungen und Informationen zur Nutzung des Webkonferenzsystems „BigBlueButton“ an rheinland-pfälzischen Schulen“ erhalten.

Mehr zu Datenschutz und Datensicherheit der Landeslösung finden Sie in Frage 7.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Die Aufzeichnungsfunktion wurde deaktiviert.

4. Welche technischen Voraussetzungen brauche ich für die Nutzung von BigBlueButton?

Geräte

Für die Teilnahme an Videokonferenzen benötigen Sie:

• Lautsprecher oder Kopfhörer für die Tonausgabe.
• Ein Mikrofon am Gerät oder als Teil eines Headsets.
• Eine Webcam. Das ist für Präsentierende dringend empfohlen, für Teilnehmende nur bei Bedarf sinnvoll.

Grundsätzlich wird die Verwendung eines Headsets empfohlen, da hierdurch Rückkopplungen vermieden und die Audioqualität maßgeblich verbessert wird.

Browser

BigBlueButton läuft vollständig im Webbrowser, es wird keine extra Software benötigt.

• Wenn Sie Windows, Linux oder MacOS verwenden, empfehlen wir Firefox.
• Wenn Sie ein iPhone oder iPad nutzen, dann empfehlen wir Ihnen Safari. Auf Android-Mobilgeräten können Sie Chrome oder ebenfalls Firefox benutzen.

Bitte stellen Sie sicher, dass der von Ihnen verwendete Browser Zugriff auf die Kamera und das Mikrofon Ihres Gerätes haben.

Internet

Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist ebenso wichtig. Bei der Verwendung von WLAN sollte auf einen möglichst guten Empfang geachtet werden.

Die benötigte Bandbreite hängt vornehmlich von der Anzahl der gleichzeitig sichtbaren Videos ab. Bei langsamen oder unzuverlässigen Internetverbindungen empfiehlt es sich daher, die Videoübertragung zu deaktivieren.

5. Was sind die Empfehlungen für die verschiedenen Geräte und Internetbrowser?

Um alle Funktionen von BigBlueButton nutzen zu können, sollten Sie auf Rechnern und Laptops mit Mac, Windows oder Linux für BigBlueButton nach Möglichkeit die Browser 'Firefox' oder 'Chrome' nutzen. Wenn Sie ein iPad oder iPhone nutzen, empfehlen wir  'Safari'.

6. Ich bin der Konferenz versehentlich mit 'nur zuhören' beigetreten. Kann ich innerhalb der Konferenz noch wechseln?

Ja. Ein Klick auf das blaue Kopfhörersymbol unterhalb der Präsentation (Audio beenden) sowie ein erneuter Klick auf das anschließend erscheinende Symbol ermöglicht Ihnen eine erneute Wahl.

7. Wie kann ich eine bessere Qualität in meiner Videokonferenz erzielen?

Generell gilt: Je mehr Datenvolumen Sie einsparen, um so höher die Qualität Ihrer Konferenz. Sobald Sie die Konferenz betreten haben, können Sie unter Optionen den Unterpunkt "Einstellungen öffnen" auswählen.

In den Einstellungen haben Sie unter "Datenvolumeneinsparung" die Möglichkeit die Webcam zu deaktivieren, um so Datentransfervolumen zu sparen.

Audioqualität

• Wenn Sie an einer Konferenz teilnehmen, werden Sie zunächst mit einem Echo-Test verbunden.
• Der Echo-Test ist besonders wichtig für die Audio-Qualität während der Konferenz.
• Bitte sprechen Sie sobald der grüne und rote Kreis angezeigt wird, solange in das Mikrofon, bis Sie sich selbst klar und deutlich hören.
• Idealerweise sagen sie einige kurze Sätze, da durch die Sprechprobe die Audioqualität in der Konferenz maßgeblich beeinflusst und deutlich verbessert wird.
• Verwenden Sie ein Headset bzw. Ohrhörer und ein Mikrofon. Dadurch wird die Audioqualität verbessert und Probleme minimiert.

Videoqualität

Achten Sie darauf, dass die Teilnehmenden ihre Videokameras möglichst ausgeschaltet lassen. Die Videoübertragung erzeugt eine starke Last, sowohl auf Serverseite als auch bei den einzelnen Konferenzteilnehmenden. Für die Veranstaltung ist Audio wichtiger als Video.

Funktion: "Nur Moderatoren sehen Webcams" 

Gerade für größere Konferenzen und bei Teilnehmenden mit schlechter Anbindung oder wenig leistungsfähigen Endgeräten bietet es sich an, die Funktion "Nur Moderatoren sehen Webcams" zu nutzen, die Sie als Moderatorin oder Moderator bei einer aktiven Konferenz in der linken Spalte oberhalb der Liste der Teilnehmenden über die Einstellungen und dort unter dem Punkt "Teilnehmerrechte einschränken" finden. Wird die Funktion "Nur Moderatoren sehen Webcams" aktiviert, d.h. auf  "Gesperrt" gesetzt, sehen die ModeratorInnen *alle* Kameras, die Teilnehmenden dagegen nur die eigene und die der ModeratorInnen.

VPN

Wir raten von der Benutzung eines VPNs während einer Konferenz ab, da diese die Stabilität und Qualität der Videokonferenz einschränkt.

8. Gibt es in BigBlueButton ein Whiteboard?

Die Whiteboard-Funktion kann über das "Teilen"-Menü aktiviert werden.

9. Wie kann ich BigBlueButton nutzen?

Mit jedem aktuellen Browser auf jedem Endgerät. Spezielle Software ist nicht erforderlich.

10. Kann ich auf meinem Tablet (iPad, Android) den Bildschirm freigeben?

Nein, auf Tablets und Smartphones, egal ob IOS oder Android, funktioniert dies aus Sicherheitsgründen der Betriebssysteme nicht.

11. Ist eine telefonische Einwahl möglich?

Nein, aktuell nicht. Die Funktion soll aber mittelfristig bereitgestellt werden.

12. Benötigt BigBlueButton spezielle Freigaben?

Nein. Beim betreten der Konferenz können Sie entscheiden, ob das Mikrofon bzw. die Kamera freigegeben werden sollen.

13. Wie werden Anträge gestellt?

Siehe EPOS-Schreiben vom 02.10.2020 an Schulen.

Wenn Sie weitere Lehrkräfte für die Nutzung von BigBlueButton registrieren wollen, senden Sie bitte die Excel-Tabelle mit Namen, Vornamen und E-Mail-Adressen der Lehrkräfte sowie der Schulnummer per EPoS an die E-Mail-Adresse antrag-webkonferenz(at)sl.bildung-rp.de

Bei Eintragung von Lehrkräften mit privater E-Mail-Adresse ist deren Einverständnis erforderlich. Bitte beachten Sie, dass an der Tabelle ansonsten keine Änderungen vorgenommen und keine Zeilen freigelassen werden dürfen.

Das Pädagogische Landesinstitut wird diese Lehrkräfte sodann registrieren. Die weiteren Schritte erfolgen über die angegebenen E-Mail-Adressen. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt gerne Lehrkräfte nachmelden.

14. Wer kann ein Konto bekommen?

Lehrkräfte, schulisches Personal, Elternvertreter (nur LEB, REB, SEB). Wichtig: keine Schüler.

15. Benötigt man ein Konto zur Teilnahme?

Nein, nur die gastgebende Person benötigt ein Konto.

16. Benötigt man eine Einwilligungserklärung der Schüler/Eltern?

Nein, der Einsatz von BBB ist im Schulgesetz seit dem 01.08.2020 geregelt. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich; die Nutzung kann für Schüler verpflichtend gemacht werden.

17. Ist BigBlueButton sicher?

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz hat die Lösung ausdrücklich begrüßt, da sie auf landeseigenen Servern betrieben wird.

18. An wen kann ich mich bei Fragen zur pädagogischen Nutzung wenden?

Bitte per E-Mail an webkonferenz(at)pl.rlp.de. Von dort werden Fragen an die zuständigen Personen verteilt.

19. Gibt es eine Begrenzung der Anzahl Teilnehmender?

Die Begrenzung auf 12 Teilnehmende mit Webcam (Video) ist ein konservativer Erfahrungswert, der daher rührt, dass Videokonferenzen ganz grundsätzlich sehr hohe Ressourcen benötigen, die sich durch die Menge der zu übertragenden Daten sowohl in der Bandbreite als auch in der Rechnerleistung bemerkbar machen.

Umgekehrt muss man bei Videokonferenzen „umdenken“: es handelt sich nicht um eine 1:1-Umsetzung eines analogen Formates, sondern um eine neue Methode. Es ist weder notwendig, noch realistisch, dass sich 100 Teilnehmende gleichzeitig per Video sehen. Es ist auch nicht notwendig, dass der Moderator 100 Teilnehmende gleichzeitig per Video sieht. Auf einem normalen Bildschirm ist das auch unrealistisch. Stattdessen gibt es in Videokonferenzen andere Funktionen, wie z. B. das „Melden“, das dem Moderator in der Teilnehmerliste sichtbar gemacht wird. Für die Übertragung des „Melden“-Signals ist die Datenübertragung minimal.

In den Nutzungsbedingungen für die Schulen heißt es:

An Konferenzen können bis zu hundert Personen teilnehmen. Der begrenzende Faktor ist die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Videos, da diese jeweils an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer übertragen werden müssen.

Bei größeren Konferenzen ist es deshalb erforderlich, dass immer nur eine oder zwei Teilnehmerinnen oder Teilnehmer ihre Kamera oder ihren Bildschirm gleichzeitig freigeben. Weitere Teilnehmerinnen oder Teilnehmer sollten ihre Kamera immer nur dann zuschalten, wenn sie einen aktiven Beitrag zur Konferenz leisten. 

Wenn alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich durchgängig gegenseitig sehen sollen, erreicht das System seine Kapazitätsgrenze bei zwölf Teilnehmerinnen oder Teilnehmern pro Konferenz.

Bei diesen Angaben handelt es sich um konservative Angaben, wie das System ohne tiefere Einarbeitung und spezielle Einstellungen genutzt werden kann.

Die Angabe „maximal 12“ bedeutet nicht, dass nicht zu Beginn einer Unterrichtsstunde auch für einen kurzen Zeitraum 30 Webcams aktiviert werden können.

Wenn Sie eine Webkonferenz mit mehr als 100 Teilnehmenden planen, können Sie sich an den Vorgaben orientieren, die die Johannes Gutenberg-Universität auf folgender Seite veröffentlicht hat: https://www.zdv.uni-mainz.de/bigbluebutton/

20. Braucht es eine Einwilligungserklärung durch die Eltern und gibt es eine Vorlage für eine Nutzungsordnung?

Das LfDI hat auf der folgenden Seite Informationen zusammengestellt.

https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/videogestuetzte-kommunikationstechnik/

Die Vorlage für eine Nutzungsordnung findet sich auf der rechten Seite unter Hinweise.